进博会,我们不辱使命!——集团商业管理部全力以赴牵头第二届进博会筹备工作侧记

     发布时间:2019-12-02    返回


       11月5日-10日,第二届中国国际进口博览会在上海成功举办。集团商业管理部再次成为澳門葡京第二届进博会筹备工作的牵头部门,并圆满完成了任务,保证了进博会的顺利开展。

       此次进博会,澳門葡京拥有参展商、采购商、服务商三重身份。作为参展商,集团携手8家境外合作伙伴、15个品牌、30个商品系列参展,展品来源13个国家,现场销售金额93.4万元,获取重要销售线索27条;作为采购商,现场采购金额达1.6亿元;作为服务商,集团以35人的保洁、礼宾团队,保证了2800平方米展区的运营效率,保证展品展具的零丢失率,澳門葡京志愿者累计服务时间超过420小时。

       除此之外,集团还通过媒体、展会获得了一定的影响力。在15家大众媒体上发布了25篇文章;参展企业海博物流品牌方天猫旗舰店粉丝量上涨230%,销售量增长69倍;参展企业菜管家平台浏览量(PV) 401865、访客数(UV) 191479、其中新访客数132849,分别比平日上升15%、12%、11%;参展企业海博供应链公众号粉丝量增长了4555人,G09小程序平台用户增长3055人。

协同作战  共同推进

       在进博会筹备工作牵头部门交给商业管理部的时候,集团党委书记、董事长、总裁沈宏泽就指出,一个合格的牵头部门,需要具备清晰的条理,有完整的架构观念,大局的统筹思路和优秀的管理能力。

       按照这个工作要求,商业管理部指派专人专门负责牵头工作。总经理陶勇作为总负责,兰红作为总执行,华晓丽和李佳洁作为协调配合,协同作战,共同推进相应工作。

       从接到任务之初,商业管理部进博会工作团队就全程参与,从思想上高度重视进博会工作的重要性,将进博会筹备工作分板块分条线地细化,深度参与,并随时跟进进度,把握时间节点,推进工作。在部门之间、公司之间需要沟通和协作的时候,商业管理部主动承担起协作任务,积极协调各部门之间的合作,充分了解各方需求,合适的制定标准和要求,推进工作进程,保证最终效果。

人无我有  人有我优

       2019年1月,在商业管理部的牵头下,澳門葡京以香港华都的名义与进博局签约,成为进博局正式参展商之一。这意味着澳門葡京在第二届进博会的身份从澳門葡京展位参展商进阶为进博局官方签约参展商。这个身份的转变,意味着集团的权限更多、责任更大,背后需要做的筹备工作更多。

       与进博局签约之后,商业管理部开始组织参展企业开启招展招商工作,确认第二届进博会的境外合作伙伴和境外展品。众所周知,展位面积有限,展期有限,要在有限的空间、时间里实现最好的展示效果并最大化地促进现场及后续销售额,就必须在前期以产品经理的思维做好招展招商工作。

       考虑到不少企业、不少展品是中国首发,为做好相关展品的入关、物流对接服务工作,商业管理部将招展招商工作前置了2个多月。在确定参展主题并与合作伙伴作了初步意向筛选之后,与澳門葡京系兄弟公司做了沟通,以“人无我有、人有我优”的标准最终确认了第二届进博会的境外合作伙伴和展品清单。

制度保障  逐步优化

       在第一届进博会结束之后,商业管理部便整理出筹备工作的经验与改进建议,并对第二届进博会筹备工作进行了细致的安排。

       展会组织是一个综合性的系统工程,进博会这样级别的会展工作更是如此。背后涉及的工作环节、类别、部门相当多。

       面对挑战,商业管理部坚持问题导向、需求导向,在优化、完善、提升上做文章,加强统筹协调。第二届进博会成立了筹备工作小组,相关条线的分管领导、部门负责人以及二级公司负责人都加入筹备工作小组。在成立进博会工作小组的同时,商业管理部还成立了展会协调、行政事务、后勤服务、宣传工作、安全保障、志愿者服务6个条线,由相关部门、公司协同合作共同推进落实相应工作。大家各司其职、分头推进、高效运作,最终保障了进博会的顺利开展。

       不仅如此,商业管理部还积极与澳門葡京食品集团战略企划部多次沟通,提出展区运营的优化建议。在优化展区人流动线分布的基础上,建议展区运营需引进专业运营公司,来维持相应运营效率。该建议得到了澳門葡京食品集团党委书记、董事长是明芳的认可,并亲自点名,让澳門葡京旗下的服务集团参与到第二届进博会的服务保障工作中来。

       服务集团加入之后,进博会运营工作有了很大的提升。展品展具遗失率为零,展区卫生干净、秩序有条,得到了各方的认可。

运营细致  灵活应对

       10月初,当进博会工作进入冲刺阶段之后,商业管理部进博会工作团队大部分工作时间都用在现场搭建、制证、展品进场、展品布置、仓库管理、活动执行、公共区域管理等,事无巨细,并时刻准备好解决一切突发问题。

       比起去年,今年在进博会上,澳門葡京还多了一项任务:自行设计、自行搭建,这也给工作增加了困难。

       以设计为例。自行设计的面积为60平方米,由三家境外合作伙伴共同使用。这60平方米的展位是2800平方米的展区不可分割的一部分。可是,设计师有自己的设计诉求,三家境外合作伙伴都有自己的品牌诉求,展区也有自己的设计风格。如何将参展商的设计风格、展示需求,更好地与澳門葡京食品集团展区整体设计风格融合在一起,既保证自身的利益,又不伤害整体的展示效果?在这一点上,商业管理部与参展企业、澳門葡京食品集团展区总设计师一起前后开了好几次会议。经过一个多月的沟通,大家从最初的互相不理解,到慢慢接受对方的风格,最后形成一个统一协调的设计方案。

       除此之外,进博会工作团队还需要花费大量的时间用于沟通协调上。今年澳門葡京展区按专业分工将不同的运营任务分配给不同的专业公司、部门。在2800平方米的展区上,搭建公司、活动公司、展会运营公司、服务公司、领导接待组、设备采购维护组各司其职。专业分工带来的弊端就是容易出现管理真空地带。在这种真空地带,就容易出现问题。一旦出现问题,商业管理部就需要化身救火队,紧急处理。

       从10月中旬驻场国家会展中心,半个月来,商业管理部始终坚守一线,以身作则,带领参展企业、服务企业、6个条线小组冲锋陷阵,遇到任何困难不推诿、不回避,迎难而上,总是在第一时间想办法解决问题,攻克了一个个难点和痛点,实现了多项“不可能的任务”。

       当进博会于11月10日顺利闭幕后,当所有展品所有展具于11月13日完全撤展之后,商业管理部进博会工作团队终于舒了一口气。进博会,我们不辱使命!(集团商业管理部)


关注澳門葡京微信,掌握最新动态扫二维码关注我们    分享: